Foi publicado no Diário Oficial desta quarta-feira (15/03/2020) e já está em vigor a Instrução Normativa DREI nº 79, que dispõe sobre a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, sociedades limitadas e cooperativas, tendo em vista a Medida Provisória 931, de 30 de março de 2020 – sendo que as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas por conta da pandemia do Covid-19 poderão ser realizadas a distância desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes ou declarem expressamente sua concordância. Naquilo em que a IN não regula, devem ser aplicadas as normas, naquilo em que compatíveis, relativas às reuniões e assembleias presenciais. Tal Instrução Normativa não é aplicável às reuniões e assembleias em que a participação e a votação de acionistas, sócios ou associados sejam exclusivamente presenciais.

De acordo com a IN, as reuniões e assembleias podem ser (i) semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente e também à distância ou (ii) digitais, quando a participação ocorrerá totalmente à distância, não sendo realizado em nenhum local físico mas que, para todos os fins, serão consideradas como realizadas na sede da sociedade. A participação e a votação a distância podem se dar mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.

A sociedade deve adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos participem e votem a distância na assembleia ou reunião semipresencial ou digital, sendo possível a contratação de terceiros para administrar, em nome da sociedade, o processamento das informações. De qualquer sorte, a sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à rede mundial de computadores dos acionistas, sócios ou associados, assim como por quaisquer outras situações que fujam ao seu controle.

O sistema eletrônico para a realização da reunião ou assembleia deve garantir: (i) a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave; (ii) o registro de presença; (iii) a preservação do direito de participação a distância; (iv) o exercício do direito de voto a distância, bem como o seu respectivo registro; (v) a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave; (vi) a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados; (vii) a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e (viii) a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória. Além disso, nas cooperativas, o sistema deve garantir que o voto seja anônimo nas matérias em que o estatuto social estabelecer que o voto seja secreto.

Finalmente, a sociedade deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.

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